商務(wù)函電寫作規(guī)范
商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。
商務(wù)函電的寫作應(yīng)掌握7C原則，即：
完整（complete）
正確（correctness）
清楚（clearness）
簡(jiǎn)潔（concreteness）
具體（concreteness）
禮貌（courtesy）
體諒（consideration）
完整：商務(wù)函電應(yīng)完整表達(dá)所要表達(dá)內(nèi)容和意思，何人、何時(shí)、何地、何事、何種原因、何種方式等。
正確：表達(dá)的用詞用語(yǔ)及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)正確無誤，因?yàn)樯虅?wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯(cuò)勢(shì)必會(huì)造成不必要的麻煩。
清楚：所有的詞句都應(yīng)能夠非常清晰明確地表現(xiàn)真實(shí)的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡(jiǎn)單普通的詞句來直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方。
簡(jiǎn)潔：在無損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達(dá)真實(shí)的意思。清楚和簡(jiǎn)潔經(jīng)常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調(diào)和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會(huì)使函電清楚易讀和富有吸引力。
具體：內(nèi)容當(dāng)然要具體而且明確，尤其是要求對(duì)方答復(fù)或者對(duì)之后的交往產(chǎn)生影響的函電。
禮貌：文字表達(dá)的語(yǔ)氣上應(yīng)表現(xiàn)出一個(gè)人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時(shí)回復(fù)對(duì)方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計(jì)較對(duì)方的坦誠(chéng)。商務(wù)交往中肯定會(huì)發(fā)生意見分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關(guān)系。
體諒：為對(duì)方著想，這也是擬定商務(wù)函電時(shí)一直強(qiáng)調(diào)的原則：站在對(duì)方立場(chǎng)。在起草商務(wù)函電時(shí)，始終應(yīng)該以對(duì)方的觀點(diǎn)來看問題，根據(jù)對(duì)方的思維方式來表達(dá)自己的意思，只有這樣，與對(duì)方的溝通才會(huì)有成效。
商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來講，又可分為：來函處理答復(fù)函、訂貨函、任命函、祝賀函、感謝函、介紹函、邀請(qǐng)函、聯(lián)絡(luò)函、致歉函、慰問函、唁函、推銷函。
商務(wù)函電范文
★商洽函
范例
張先生：
我方在《化學(xué)雜志》上，得到貴公司名稱和地址，盼與貴公司建立商務(wù)關(guān)系，特函奉告。
本公司系中國(guó)化學(xué)產(chǎn)品最大的出口商之一，具有五十年的商務(wù)經(jīng)驗(yàn)，商譽(yù)馳名。我方的服務(wù)和產(chǎn)品品質(zhì)保證會(huì)使貴方滿意。
對(duì)我方的信用，如需作進(jìn)一步的了解，請(qǐng)向中國(guó)銀行深圳分行直接查詢。
盼盡速回音。
歐亞實(shí)業(yè)有限公司
2005年1月26日
★詢問函
范例
張經(jīng)理：
就純棉T恤供應(yīng)一事，國(guó)內(nèi)若干貿(mào)易公司已與本公司接觸，請(qǐng)以 CIF 巴西圣保羅報(bào)價(jià)，500件價(jià)格多少，請(qǐng)惠函告知。
目前此地對(duì)廉價(jià)襯衫市場(chǎng)銷路甚佳，或貴方報(bào)價(jià)合理本公司就可能要求立即裝運(yùn)。因此，對(duì)貴方給予特別優(yōu)待折扣一事，至表感激。
歐亞實(shí)業(yè)有限公司
2005年3月20日
★請(qǐng)求函
范例
李經(jīng)理：
謝謝貴方索取本鉻鎳鋼司新型手袋目錄一函。貴方所需目錄分別寄上，交盼貴方對(duì)所列條件會(huì)感興趣。
訂購(gòu)數(shù)量多少與價(jià)格，在表上均有分別說明，同時(shí)此表亦可作訂購(gòu)單使用。在88－98頁(yè)上顯示有多種新型號(hào)，是今年手袋展示會(huì)上一種時(shí)尚，敬請(qǐng)貴方注意。
因?yàn)楸竟窘荧@大量訂單，務(wù)必全力履行，故建議貴方對(duì)本公司之產(chǎn)品指示，盡速惠函告知。
歐亞實(shí)業(yè)有限公司
2004年8月10日
★告知函
范例1
李先生：
我方三月十日致貴方函諒悉，故在函中曾強(qiáng)調(diào)我方第816號(hào)訂單交貨之重要，務(wù)必將貨物于四月三十日前運(yùn)達(dá)。
貨物雖已運(yùn)出，但尚未接到貴方寄來的任何資料，除取消本訂單外，別無選擇。因?yàn)槲曳筋櫩蛨?jiān)持交貨日期，這樣做實(shí)出無奈，至感遺憾。
歐亞實(shí)業(yè)有限公司
2005年4月12日
